Per scrivere un promemoria al capo, devi prima trovare un motivo convincente per il promemoria, la cui veridicità, se necessario, può essere facilmente dimostrata con l'aiuto di documenti, testimonianze di terzi, registrazioni su supporti audio o video. Successivamente, dovresti chiarire a chi sarà indirizzata la segnalazione, selezionare un funzionario specifico autorizzato a risolvere situazioni di conflitto e monitorare le violazioni nella squadra. Allo stesso tempo, è consigliabile assicurarsi che questo funzionario non simpatizzi per motivi personali con il capo per il quale si sta preparando il rapporto. In questo caso, dovrebbe essere scelto un altro funzionario, altrimenti l'effetto del rapporto sarà l'opposto di quanto previsto. Una sfumatura importante dell'invio di un promemoria è la decisione sul suo anonimato o sulla paternità aperta. L'ultimo passaggio consiste nel trasmettere la nota al destinatario e assicurarsi che sia stata letta.
Necessario
Verbale cartaceo o digitale, ufficiale, prova degli addebiti esposti nel verbale
Istruzioni
Passo 1
Una segnalazione anonima al capo senza fornire prove della sua colpevolezza viene spesso lasciata incustodita da funzionari superiori, pertanto, per presentare correttamente una segnalazione, è necessario non solo disporre di informazioni accurate sulla violazione avvenuta, ma anche preparare evidenza. Utilizza come prova qualsiasi documento, sia cartaceo che elettronico, fotografie, registrazioni video e audio. Non utilizzare la testimonianza dei colleghi come prova principale, poiché sotto la pressione del capo, le persone potrebbero rifiutarsi di testimoniare contro di lui.
Passo 2
Analizza la tabella del personale per determinare quale dei senior manager troverà più interessante il rapporto su questo capo. Nelle grandi organizzazioni, questo potrebbe non essere il management, ma ad esempio un consiglio degli azionisti o un'organizzazione di controllo. In alcuni casi, per garantire il successo del memo, è meglio selezionare più destinatari: il capo del dipartimento, il servizio di sicurezza dell'impresa, il dipartimento del personale e il consiglio degli azionisti.
Passaggio 3
Controlla se il capo e il destinatario della segnalazione hanno rapporti stretti, amichevoli o intimi, altrimenti c'è il pericolo di perdere non il capo, ma il lavoro.
Passaggio 4
Considera e analizza se è vantaggioso inviare la tua segnalazione in modo anonimo o aperto. L'anonimato offre un vantaggio piuttosto controverso: protegge da possibili vendette da parte del capo. Ma non dimenticare che non è così difficile trovare l'autore del memo. In caso di anonimato, il memo potrebbe semplicemente non raggiungere il destinatario. Ad esempio, la segretaria semplicemente lo butterà via o lo cancellerà dalla posta come spam.
Passaggio 5
Se la nota è depositata apertamente, ciò garantirà che raggiungerà sicuramente il destinatario. Quando si invia una nota cartacea, chiedere al funzionario o al suo segretario di firmare su una copia che il documento è stato ricevuto. Quando invii un promemoria sotto forma di e-mail, assicurati di mettere al massimo l'importanza della lettera, richiedi una conferma di lettura e nell'oggetto della lettera scrivi che il messaggio contiene informazioni molto importanti per il funzionamento del impresa.
